【Excel】関数やプルダウンなどの機能の使い方

Excelアイコン

初めまして、Excelを利用し始めて15年になります。もはやExcelとは一緒に仕事をしてきた親友です。Excelの関数やプルダウン機能の使い方について、ここでは説明します。

 

新入社員の頃からExcelを使い続けて、今ではみんなにExcelについて聞きたけば、花輪に聞いてと言われるぐらいになり、Excelのエキスパートになりました。

 

Excelを使っていて、一つ一つコピーしていたり、同じ作業を毎日繰り返していたりと大変な思いをしたのにもかかわらず間違えたなんてことがあったりすると思います。そう言った方向けに記事を書きました。意外とExcelって便利なんだなと認識すると思いますよ。

 

目次
 ・Excel関数(vlookup,countif,counta,lenなど)
 ・Excel機能(一括入力、共有、プルダウンなど)

 

Excel関数(vlookup,countif,counta,lenなど)

 

Excelで関数を使いこなせると、劇的に仕事の効率化につながります。
周りを見て、コピー&ペーストを繰り返し使用している人やExcelの内容チェックを目で行っていたりとしている方もいるかと思います。そういったものは全てExcelに任せちゃいましょう。

 

項目内容関数
SUM数値を合計する=sum(数値の範囲)
SUMIF条件を指定して数値を合計する
(例)3つの列に左から曜日、
条件は土曜日、右に数値とあった場合、左の曜日全てを条件の範囲に指定、土曜日、右の数値範囲を指定。一番左と一番右の範囲行数は同じになるようにしてください。
=sumif(条件の範囲,”条件”,数値の範囲)
SUMIFS複数の条件を指定して数値を合計
sumifを何回も使用し、数値を合計したい時に便利です。
=sumifs(数値の範囲,条件の範囲1,”条件1”,条件の範囲2,”条件2”)
SUMPRODUCT複数の列の掛け算とその掛け算の結果を合計してくれます。
(例)
りんご 100円 3個
みかん 300円 2個
=sumproduct(掛け算する範囲1,掛け算する範囲2・・・)
SUBTOTAL組み込まれている番号(1平均、2合計、3データの個数など)を使い範囲をしていして番号の結果が表示されます。
オートフィルタなどで絞った際に、通常の関数は表示されていない数値も計算してしまいますが、こちらの関数は、表示されている数値のみで計算してくれます。意外と便利です。
=subtotal(番号,範囲)
ROUNDDOWN指定した桁数で切り捨て=rounddown(対象の数値,桁数)
ROUNDUP指定した桁数で切り上げ=roundup(対象の数値,桁数)
TODAY,NOW今日の日付を表示
TODAY:年月日
NOW:年月日時間
=today()
=now()
YEAR,MONTH,DAY指定した日の年、月、日を切り出して取得することが出来ます。
(例)2020年5月20日
YEAR:2020
MONTH:5
day:20
=year(対象の日付)
month,dayも同様
DATEセルで分割されている年月日を1つのセルに日付として表示=date(year,month,day)
COUNT
COUNTA
数値や日付、時刻、またはデータの個数を求める=count(カウント範囲)
=counta(カウント範囲)
COUNTIF[範囲]のなかに[検索条件]を満たすセルがいくつあるかを求めます。=COUNTIF(範囲, 検索条件)

Excel機能(一括入力、共有、プルダウン)

Excelの関数はセル内に数値や文字といったものを機械的に表示させることをしていまうが、ここではExcelの機能。関数と組み合わせると結構すごいことが出来たり、1つのExcelをみんなでシェアしたり、ドロップダウンリストを作成をここでは説明します。

一括入力

この一括入力はすごく重宝します。最初みたときはすごい!の一言でした。周りに自慢できます。

セルの空白の箇所にすぐ上の情報をコピーして持ってくることができます。

例えば、下記のようなデータがあり、BBBの2つ目やAAA〜CCCの三列目には空白セルがあります。この空白セルにすぐ上のデータをコピーして持ってくるということが行います。

Excel表

まず結果

Excel表

 元に、空白セルをすべてドラッグして範囲指定します。

Excel表

続いて、編集>検索>ジャンプを選択します。

セル範囲を選択

空白を選択しOKします。

空白を選択

そうすると、空白セルの箇所のみが選択されている状態です。

Excel表

続いて、関数を入力します。この時点で既にセルが選択されているので、ドラッグなどはせずそのまま関数を打ち込みます。上のセルを参照する関数です。

Excel表

続いた、Command+Enterを押します。そうすると一気に今入力した関数が空白セルの範囲にのみコピーされ、下記のような表が出来上がります。

Excel表

Excelのプルダウンを作成

こちらもすごく簡単です。

2つの方法があります。
 ・プルダウンの内容を自分でテキストに打ち込む。
 ・プルダウンの内容を入力されているセルを参照する。

プルダウンの内容を自分でテキストに打ち込む

Excelんデータ>入力規則を選択します。

許可を「リスト」を選択し、元の値に玉ねぎ,ピーマン,ゴボウと入力します。

テキスト入力

下記のようにプルダウンリストが完成します。
文字を追加したい場合は、同じように元の値の部分を修正します。

プルダウンリスト

プルダウンの内容を入力されているセルを参照する

最後の元の値に手入力する部分のみが違います。

セルに既にプルダウンに表示したい内容があれば、そちらを参照してプルダウンリストを作成することができます。

こちらの画面まで上記と同じ手順になります。
元の値の右の方にスケジュールアイコンのようなものがあります。
そちらをクリックしてください。

アイコン

そうすると、プルダウンリスト内に表示する値を選択することができますので、プルダウンリストに表示させたい範囲を選択します。

セル入力

こちらでプルダウンリストの完成です。

プルダウンリスト

 

 

余談ですが、

最近作成したのは、とあるサイトの旅行ポータルサイトがAPIを公開していたので、Excelで検索した結果をきれいに表示するといった、おそらくWebを超えたきれいなものを作成しました。

なので、あまりイケてないサイトであれば、Excelの方が良いものを作ることも可能です。

分析依頼や相談、セミナー開催や勉強会など、Googleアナリティクスについて相談してみたいことがありましたら、お気軽に問い合わせください。

 

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